„Neturiu laiko!” – laiko planavimo patarimai nieko nespėjantiems

Daugelis tikrai yra susidūrę su situacija, kai per vieną dieną bando pasportuoti, suspėti tobulai atlikti visus užsibrėžtus darbus, pagaminti sau ir šeimai skanių ir maistingų patiekalų, skirti dėmesio vaikams ar laiko draugams, ir, žinoma, nepamiršti kokybiško poilsio. „Neturiu laiko, nespėju, nervinuosi, nes nežinau nuo ko pradėti…“ Ar ir jūs vartojate tokius išsireiškimus? Ar įmanoma suspėti į 24 valandas sutalpinti asmeninį gyvenimą, pareigas ir artimuosius, neaukojant darbo rezultatų, sveikatos ir nervų?

Įmanoma, tačiau už visko slypi laiko planavimas – išties kebli tema mūsų skubančiame pasaulyje. Kaip protingiausiai išsidėlioti dienos užduotis, kokios geriausios laiko planavimo technikos rekomenduojamos tiems, kurie nieko nespėja, ir iš kur semtis žinių, pristato interneto knygynas patogupirkti.lt.

Paverskite planavimą maloniu ritualu

 Laiko planavimas daugeliui kelia įtampą, tad norisi jo kaip įmanoma labiau išvengti. „Juk žinau visus darbus, kuriuos reikia atlikti, kam viską išsirašinėti?“, – tokios ir panašios mintys esą laiko planavimas – tik dar viena gaišatis užimtoje dienotvarkėje, dažniausiai ir pakiša koją produktyvumui.

Paverskite laiko planavimą maloniu kassavaitiniu ritualu, kai su arbatos ar kavos puodeliu prisėdate prie savo darbų kalendoriaus ir susirašote visas laukiančias užduotis, susitikimus, laiko sau valandėles. Sekdami savo planą galėsite būti tikri, kad nepamiršote svarbių darbų bei galėsite kontroliuoti, kad neprašvaistytumėte laiko veltui.

Šiuo metu kaip niekada anksčiau pasiūloje yra daugybė laiko planavimui skirtų pagalbinių priemonių. Darbo knygos bei planuokliai – tikras išsigelbėjimas tiems, kurie mėgsta darbus užsirašinėti ranka, aiškiai susidėlioti prioritetus ir taip dar geriau įsiminti būsimas užduotis. Tai gali tapti ne tik darbinių užduočių užrašais, bet ir būdu stebėti savo sportinius pasiekimus, mitybą, įvardinti dienos laimėjimus ar susiplanuoti poilsio valandėles. Dienos tikslų užrašymas ir planavimas ant popieriaus ne tik padeda išsigryninti svarbiausias užduotis, bet ir suteikia galimybę bent trumpam pailsėti nuo aplink supančių ekranų ir susikaupti ties savo tikslais.

Visgi, jei teikiate pirmenybę galimybei greitai ir patogiai bet kuriuo metu dėliotis savo planus, tam puikiai pagelbės kalendorius telefone arba tokios laiko planavimo programos, kaip Trello“, „Todoist“, „Evernote“ ir pan.

Suskirstykite darbus į mažesnes užduotis

Pripažinkite, didžiuliai tikslai – parašyti bakalaurinį darbą arba išmokti prancūzų kalbą iš pirmo žvilgsnio atrodo bauginančiai ir tikrai neįveikiamais per vieną prisėdimą. Tad didelius ar tiesiog nemalonius darbus rekomenduojama suskirstyti į mažesnes dalis – taip užsibrėžti tikslai atrodys lengviau pasiekiami, o nemalonūs darbai nusidirbs savaime, nesukuriant iš užduoties didelio siaubo. Kaip ir namas statomas plyta po plytos, taip ir labiausiai gąsdinantys ir atstumiantys darbai atliekami etapas po etapo.

Išbandykite produktyvumo technikas

 Egzistuoja daugybė metodų, kurie padeda būti produktyvesniais ir per trumpesnį laiką atlikti didesnį kiekį užduočių, taip paliekant daugiau laisvo laiko asmeniniams poreikiams. Viena tokių – pomodoro technika, kurioje yra susitelkiama į vienos užduoties atlikimą vienu metu. Nuolatinis persijunginėjimas iš vienos užduoties į kitą virsta laiko švaistymu, nes galų gale vietoj vienos atliktos užduoties, po kelių valandų turite kelias „pakrapštytas“ užduotis.

Pomodoro technika, ko gero, vienas žinomiausių laiko valdymo metodų. Šios technikos taisyklės paprastos – 25 minutes skirti darbui ir 5 minutes poilsiui. Po tokių keturių darbo ir poilsio ratų ateina laikas ilgesnei, 15-20 minučių poilsio pertraukėlei. Svarbiausia tas 25 minutes darbo dirbti nuoširdžiai, nesižvalgant į pašalinius trukdžius, taip pat ir neužtęsiant pertraukų. Ši technika padeda sukurti skubos jausmą – vietoj to, kad prie užduoties kankintumėtės visą dieną, taip ją suskaidote dalimis ir atliekate kur kas greičiau. Be to, šiuo būdu esate priverstas daryti pertraukas, kad po darbo dienos išliktumėte žvalūs, nejaučiant didelio nuovargio nuo sėdėjimo prie kompiuterio.

Jungtinių Amerikos Valstijų generolas ir prezidentas Dvaitas Eizenhaueris taip pat yra pasiūlęs produktyvumo metodiką greitiems sprendimams priimti. Eizenhauerio matrica yra skirta susidėlioti darbus pagal skubos ir svarbumo kriterijus.

Išsirašykite visus darbus, kuriuos reikia atlikti ir sugrupuokite juos į keturias kategorijas – skubūs ir svarbūs darbai, skubūs, bet nesvarbūs darbai, neskubūs, bet svarbūs darbai bei neskubūs ir nesvarbūs darbai. Taip suskirsčius darbus taps gerokai aiškiau, nuo kokių užduočių pradėti savo dieną,  kurioms užduotims galima skirti mažiau laiko, o kurias galima perkelti ir į kitą dieną.

Dirbkite atsižvelgiant į savo energijos lygį

Kiekvienas žmogus sutvertas skirtingai – vyturiai daug geriau ir greičiau darbus atlieka rytais, ir vakarus skiria savo reikmėms, o pelėdoms rytas turi prasidėti vėlai ir lėtai, tačiau vakaras tampa darbščiausiu įkvėpimo ir produktyvumo metu. Labai svarbu pažinti save ir suprasti, kada energijos lygis didžiausias ir net sunkiausios užduotys nusidirba lengvai, o kada geriau leisti sau pailsėti ir neprievartauti savęs būti produktyviu. Planuokite savo dieną, atsižvelgdami į laiką, kada energijos turite daugiau – tą metą paskirkite sunkesnėms darbo, mokslų užduotims ar sportui, o kai jaučiatės mažiau susikaupę ir nedarbingi – skirkite laiką poilsiui arba susitikimams su draugais.

Pašalinkite laiko vagis

 Su laiko vagimis susiduriame kiekvienas ir kartais net neįsivaizduojame, kiek daug laiko galima būtų sutaupyti ir skirti naudingesnei veiklai, juos pašalinus. Žinoma, bene didžiausias ir pavojingiausias laiko vagis – tai visuomet po ranka esantis telefonas bei socialiniai tinklai. Į juos nuklydus „bent trumpam“, pertraukėlės nejučia išsitęsia, o sudominęs įrašas socialiniuose tinkluose gali nuvesti iki valandos praleidimo, stebint vaizdelius apie mielų katinų išdaigas.

Betikslis skrolinimas, žaidimai telefonu ar kortomis kompiuterio ekrane, ilgi pokalbiai su kolegomis „apie nieką“, kad tik nemalonius darbus pavyktų atidėti kuo ilgesniam laikui – tokie ir panašūs trukdžiai išblaško ir susikaupti ties svarbiomis užduotimis tampa vis sunkiau.

Norint pašalinti laiko vagis iš savo dienotvarkės, rekomenduojama bent kelioms valandoms įjungti telefone skrydžio arba susikaupimo rėžimą, palikti telefoną atokiau nuo darbo vietos, išjungti „Wi-Fi“ ryšį, jei šis nereikalingas užduočiai atlikti. Dirbantiems ofise ir nuolat apsuptiems kolegų, patartina užsidėti garsą slopinančias ausines, kurios padės nesiblaškyti dėl pašalinių garsų, o ir bendradarbiams sudarys įspūdį, jog esate įsitraukęs į darbus, tad jie norės rečiau pertraukinėti.

Apie tai, kaip geriau susikaupti atliekant užduotis ir būti efektyvesniems išsiblaškiusiame pasaulyje, rašo amerikiečių autorius Cal Newport knygoje „Gilus darbas“. Leidinyje jis apibrėžia, kaip pasinerti į koncentruoto darbo būseną bei dalijasi savo patikrintais metodais, kaip geriau susikaupti, protingai paskirstyti savo laiką, siekiant greitai įsisavinti sudėtingą informaciją ir per trumpesnį laiką pasiekti geresnių rezultatų.

Perimti laiką į savo rankas moko ir garsus amerikiečių verslininkas, iliuzionistas ir autorius Fabien Olicard knygoje „Tapkite savo laiko šeimininkais“. Jis dalijasi gausybe pratimų, patarimų ir įspėjimų, kaip išmokti organizuoti savo gyvenimą taip, kad iš nuolatinio atidėliotojo virstumėte laimingu, viską laiku suspėjančiu žmogumi.

Suformuokite įprotį

Laiko planavimas – paprasčiausias įprotis, kurio nuosekliai laikantis ir iš pradžių įdedant šiek tiek pastangų, jis galiausiai taps automatiškai atliekamu procesu, kuris gerokai palengvins kasdienybę ir leis nepamiršti savęs nesibaigiančiame darbų sūkuryje.

Apie tai, kaip išsiugdyti protingus ir naudingus įpročius bei pašalinti bloguosius yra parašyta nemažai saviugdos knygų. James Clear „Atominiai įpročiai“,  Charles Duhigg „Įpročio galia“, Wendy Wood „Geri įpročiai, blogi įpročiai“, Jen Sincero „Badass Habits“ – tai itin vertingi skaitiniai, kupini praktinių patarimų ir skirti norintiems netapti savo įpročių vergais, bet svajojantiems be didelės kančios priversti įpročius tarnauti savo gerovei.